Version 2026-11-02 · Effective Monday, November 2, 2026
Versi Bahasa Indonesia ada di bagian bawah halaman ini.
Last updated: 2 November 2026
Voxis is provided by PT Karya Nyata Teknologi (Nyata.AI), a company incorporated in Indonesia with its registered office at Jl. Sultan Agung, Jambi, Indonesia. This policy explains what information we handle, why we handle it, and the choices you have.
Voxis needs your account details and the audio or text you choose to process so it can provide transcription and summaries. We encrypt stored recordings, transcripts and summaries. We use specialist providers for sign-in, transcription, AI summaries, cloud infrastructure, key custody, network security and payments. We do not use analytics or advertising trackers of any kind.
When you delete something in Voxis, it is gone from the product and cannot be brought back.
Your recordings may contain other people's voices and personal details. Only submit them when you have the right to do so.
If you use Voxis through your employer or another organisation, that organisation decides what content is uploaded and who may see it. Under Indonesian personal data protection law it acts as the data controller (pengendali data pribadi) for that content, and Voxis acts as its processor (prosesor data pribadi). For your account details and for running and securing the service, Voxis is the controller.
Voice recordings can reveal health, religious, political or other details that Indonesian law treats as specific personal data. Please take that into account before uploading, and obtain consent where it is required.
We use information to:
Our legal bases are the performance of our contract with you, our legitimate interest in operating and securing the service, your consent where we ask for it, and compliance with law.
We do not use your recordings, transcripts or summaries to train AI models, and we do not sell your information or use it for advertising.
| Provider | What it does | Where it processes |
|---|---|---|
| Our own identity provider | Sign-in and single sign-on. Runs on our own machines, not a third-party login service | Switzerland |
| Servers, encrypted file storage, the AI that writes summaries and suggests speaker names, and the mail service that sends verification and service email | Switzerland, in the Zurich region, for servers and storage; the AI runs on Google's global infrastructure, which may include data centres outside Switzerland; mail may route through the European Union | |
| Speechmatics | Converts audio files and recordings to text. Run by Cantab Research Limited, trading as Speechmatics, based in Cambridge, United Kingdom | European Union; Speechmatics does not publish which country in that region it uses |
| Gladia | Converts the audio behind a public link you submit to text | United States and Europe |
| Microsoft | Runs the specialist key-management service that holds the master keys protecting each organisation's encryption keys. It can only lock and unlock those keys — it never receives your content or any personal data | Switzerland, separate from where files are stored |
| Cloudflare | Protects and delivers the website | Global edge network |
| Midtrans | Processes payments, when billing is enabled | Indonesia |
Each provider receives only what it needs. Transcription sends your audio files and recordings to Speechmatics, and the public URL you submit to Gladia. A summary sends the full transcript to Google's AI service, including the names and identifiers it contains, because professional users need those preserved exactly. Our key-management provider holds encryption keys only. It never receives content or personal data of any kind, so nothing about you is transferred to it.
Speechmatics is certified to ISO/IEC 27001:2022 and holds a SOC 2 Type II report from an independent auditor. It acts as a data processor under the European and the United Kingdom GDPR, is registered with the United Kingdom's Information Commissioner's Office, and has appointed an EU representative in Ireland. It states that it is HIPAA compliant, and offers a Business Associate Agreement and a Data Processing Agreement on request. Gladia is certified to ISO/IEC 27001 and to SOC 2 Type II under the AICPA standard, and states that its service meets the requirements of the European GDPR and of HIPAA.
Voxis runs outside Indonesia, so handling your data involves international transfers. Your account, your files and our servers are in Switzerland. Transcription goes to Speechmatics in the European Union and, for public links, to Gladia in the United States and Europe. We send audio only to Speechmatics' European Union endpoint. Speechmatics runs on Microsoft Azure and Amazon Web Services infrastructure and states that some of its cloud providers use servers in the United States; for any transfer of customer data outside the European Economic Area, the United Kingdom or Switzerland it relies on the European Union's Standard Contractual Clauses. The AI service runs on Google's global infrastructure and may process in data centres outside Switzerland; the mail service may also route through the European Union. We rely on our contracts with those providers, and on their own security and data protection commitments, to protect it.
Malware scanning, audio conversion and speech enhancement all run on our own servers. Nothing is sent anywhere else for those steps.
We use no analytics, advertising or crash-reporting services. There is no Google Analytics, no advertising pixel and no third-party tracker in Voxis.
Recordings, transcripts, summaries, speaker names and live-recording chunks are encrypted with AES-256-GCM before they are stored. Each organisation has its own data encryption key, wrapped by a key held in a separate key-management service, run by a different provider, so the stored files and the keys that open them never sit in the same system.
Our servers run on AMD SEV confidential computing, which keeps the machine's memory encrypted while it is working. Your content is therefore protected while it is being processed, not only while it is stored, and the cloud provider hosting the machine cannot read what that machine is working on. This covers the parts of the service we run ourselves. The transcription and AI summary steps run on the providers named above, under their own security terms.
Some information has to stay readable for the product to work, and is stored without encryption: file names, titles and descriptions, URLs you submit, microphone names, durations, file sizes, statuses and timestamps, along with your account name and email. Please avoid putting confidential details in a title or file name.
Our administration tools do not expose the content of your recordings, transcripts or summaries. Our server logs record who made each request and from which IP address, but not the content itself.
No security measure is perfect. If a breach affects your personal data, we will notify you and the relevant authority as required by Indonesian law, which sets a deadline of 3×24 hours.
We keep account and service information for as long as needed to run Voxis, keep it secure, meet legal obligations, resolve disputes and maintain required business records.
Deleting is permanent and cannot be undone. When you delete a recording, we erase the encrypted audio file from storage straight away, and the transcript, the summaries and the speaker names stop being available anywhere in Voxis. There is no archive, no recycle bin and no undo — not for you, and not for our support team. Export anything you want to keep before you delete it.
After that, the encrypted text of the deleted transcript and summaries remains in our database, where nothing in the product can reach it. We are working towards destroying that text at the moment of deletion as well. Until then, if you need a deletion carried through to it, write to [email protected] and we will do that for you.
Deleting an account or an organisation removes its content the same way.
Two records outlive a deletion by design. Credit and payment records are kept as accounting records, because Indonesian tax and company law requires it; they show what was bought and paid for, never what was said. Technical logs record that a request happened, from which account and IP address, and never contain the content of a recording, transcript or summary.
Live recordings. On this service, the original audio of a live recording is erased automatically five days after it is made. We do this for compliance and security — audio that has done its job should not sit in storage where it could be exposed. The audio is deleted and its encryption key destroyed, which makes it permanently unrecoverable. You do not have to wait for us: you can always delete a recording yourself at any time before the five days are up. Your transcript, summaries and speaker names are not affected and remain until you delete them — only the original audio goes. Export any audio you need to keep within those five days. The retention period is a service-wide setting; an administrator can change it between 1 and 30 days, or switch it off, and a private deployment of Voxis may be configured differently.
Each transcription provider's copy is deleted as soon as we have safely stored the result, using that provider's delete API. A background job retries every five minutes until the provider confirms, and we record the time of that confirmation. Speechmatics keeps audio, transcripts and job configuration for up to seven days by default and allows earlier deletion through its API, which is the route we use as soon as the result is stored. We cannot control what any provider keeps in its own internal logs or backups.
Backups of our database are kept on a rolling schedule and are encrypted. Something you delete today stays inside any backup taken before you deleted it, until that backup reaches the end of its schedule and is destroyed. We never restore deleted content out of a backup.
There is no self-service delete-my-account button today. To delete an account or an entire organisation, contact [email protected] and we will handle it.
Under Indonesian personal data protection law you can ask to see the personal data we hold about you, correct it, delete it, receive a copy, withdraw consent, object to certain processing, and ask us to stop or limit processing. You may also complain to the supervisory authority.
To make a request, contact [email protected]. We may need to verify your identity first, and we will respond within the period the law allows. If you use Voxis through an organisation, ask that organisation first — it controls the content and account information connected to your work, and we will forward your request to it.
Voxis sets no cookies of its own and uses no tracking cookies.
Signing in uses session cookies set by our own sign-in service, and Cloudflare sets cookies at the network edge to keep the service secure. Both are strictly necessary; without them you cannot sign in.
The public home page and the public Accuracy pages can play sample recordings from their creators' YouTube channels. Nothing loads from YouTube until you press play on a recording; from that moment YouTube may set its own cookies under its own privacy policy. Signing in and using the Voxis app never loads anything from YouTube.
Your browser also stores your language and theme choice locally, and, while you are recording, buffers the audio in your browser's storage until it has been uploaded. Clearing your browser data removes all of these — including any recording chunks not yet uploaded.
Your sign-in token is held in the page's memory only and is never written to disk.
Voxis is a professional tool and is not intended for anyone under 18. We do not knowingly collect personal data from children.
We may update this policy when the service or our practices change. We will post the updated version with a new date and give notice of material changes where reasonable.
For privacy questions or requests, contact [email protected].
The English version appears above.
Terakhir diperbarui: 2 November 2026
Voxis disediakan oleh PT Karya Nyata Teknologi (Nyata.AI), perseroan yang didirikan di Indonesia dengan kantor terdaftar di Jl. Sultan Agung, Jambi, Indonesia. Kebijakan ini menjelaskan informasi apa yang kami olah, untuk apa, dan pilihan apa yang Anda miliki.
Voxis memerlukan data akun Anda serta audio atau teks yang Anda pilih untuk diproses agar dapat menghasilkan transkrip dan ringkasan. Rekaman, transkrip dan ringkasan yang tersimpan kami enkripsi. Kami memakai penyedia khusus untuk proses masuk, transkripsi, ringkasan AI, infrastruktur awan, penyimpanan kunci enkripsi, keamanan jaringan dan pembayaran. Kami tidak memakai perangkat analitik maupun pelacak iklan dalam bentuk apa pun.
Saat Anda menghapus sesuatu di Voxis, data itu hilang dari produk dan tidak dapat dikembalikan.
Rekaman Anda dapat memuat suara dan data pribadi orang lain. Unggah hanya jika Anda memang berhak melakukannya.
Jika Anda memakai Voxis melalui tempat kerja atau organisasi lain, organisasi itulah yang menentukan konten apa yang diunggah dan siapa yang boleh melihatnya. Menurut hukum pelindungan data pribadi Indonesia, organisasi tersebut bertindak sebagai pengendali data pribadi atas konten itu, dan Voxis bertindak sebagai prosesor data pribadi. Untuk data akun Anda serta untuk menjalankan dan mengamankan layanan, Voxis adalah pengendali.
Rekaman suara dapat mengungkap kondisi kesehatan, keyakinan, pandangan politik atau hal lain yang oleh hukum Indonesia digolongkan sebagai data pribadi yang bersifat spesifik. Mohon pertimbangkan hal ini sebelum mengunggah, dan mintalah persetujuan bila memang diperlukan.
Kami memakai informasi tersebut untuk:
Dasar hukum kami adalah pelaksanaan perjanjian dengan Anda, kepentingan sah kami untuk menjalankan dan mengamankan layanan, persetujuan Anda bila kami memintanya, serta kepatuhan terhadap hukum.
Kami tidak memakai rekaman, transkrip atau ringkasan Anda untuk melatih model AI, dan kami tidak menjual informasi Anda maupun memakainya untuk iklan.
| Penyedia | Perannya | Lokasi pemrosesan |
|---|---|---|
| Sistem identitas milik kami sendiri | Proses masuk dan single sign-on. Berjalan di mesin kami sendiri, bukan layanan login pihak ketiga | Swiss |
| Server, penyimpanan berkas terenkripsi, AI yang menulis ringkasan dan mengusulkan nama pembicara, serta layanan surel untuk email verifikasi dan pemberitahuan layanan | Swiss, di wilayah Zurich, untuk server dan penyimpanan; AI berjalan di infrastruktur global Google, yang dapat mencakup pusat data di luar Swiss; surel dapat disalurkan lewat Uni Eropa | |
| Speechmatics | Mengubah berkas audio dan rekaman menjadi teks. Dijalankan oleh Cantab Research Limited yang memakai nama dagang Speechmatics, berkedudukan di Cambridge, Britania Raya | Uni Eropa; Speechmatics tidak mengumumkan negara mana di kawasan itu yang dipakainya |
| Gladia | Mengubah audio di balik tautan publik yang Anda kirim menjadi teks | Amerika Serikat dan Eropa |
| Microsoft | Menjalankan layanan manajemen kunci khusus yang menyimpan kunci induk pelindung kunci enkripsi setiap organisasi. Layanan itu hanya dapat mengunci dan membuka kunci tersebut — tidak pernah menerima konten maupun data pribadi Anda | Swiss, terpisah dari lokasi penyimpanan berkas |
| Cloudflare | Melindungi dan menyalurkan situs | Jaringan tepi global |
| Midtrans | Memproses pembayaran, bila penagihan diaktifkan | Indonesia |
Setiap penyedia hanya menerima yang memang diperlukannya. Proses transkripsi mengirimkan berkas audio dan rekaman Anda ke Speechmatics, serta URL publik yang Anda kirim ke Gladia. Pembuatan ringkasan mengirimkan transkrip lengkap ke layanan AI Google, termasuk nama dan identitas yang ada di dalamnya, karena pengguna profesional membutuhkan bagian itu tetap utuh. Penyedia manajemen kunci hanya memegang kunci enkripsi. Penyedia itu sama sekali tidak menerima konten maupun data pribadi dalam bentuk apa pun, sehingga tidak ada data tentang Anda yang dikirim ke sana.
Speechmatics bersertifikat ISO/IEC 27001:2022 dan memegang laporan SOC 2 Type II dari auditor independen. Speechmatics bertindak sebagai prosesor data menurut GDPR Eropa maupun GDPR Britania Raya, terdaftar pada Information Commissioner's Office di Britania Raya, dan telah menunjuk perwakilan Uni Eropa di Irlandia. Speechmatics menyatakan dirinya patuh HIPAA, serta menyediakan Business Associate Agreement dan Data Processing Agreement bila diminta. Gladia bersertifikat ISO/IEC 27001 dan SOC 2 Type II sesuai standar AICPA, serta menyatakan layanannya memenuhi ketentuan GDPR Eropa dan HIPAA.
Voxis berjalan di luar Indonesia, sehingga pengolahan data Anda melibatkan transfer internasional. Akun Anda, berkas Anda dan server kami berada di Swiss. Transkripsi dikirim ke Speechmatics di Uni Eropa dan, untuk tautan publik, ke Gladia di Amerika Serikat dan Eropa. Audio hanya kami kirimkan ke titik layanan (endpoint) Speechmatics di Uni Eropa. Speechmatics berjalan di atas infrastruktur Microsoft Azure dan Amazon Web Services serta menyatakan bahwa sebagian penyedia awannya memakai server yang berada di Amerika Serikat; untuk setiap pemindahan data pelanggan ke luar Wilayah Ekonomi Eropa, Britania Raya atau Swiss, Speechmatics bersandar pada Standard Contractual Clauses Uni Eropa. Layanan AI berjalan di infrastruktur global Google dan dapat memproses data di pusat data luar Swiss; layanan surel juga dapat disalurkan lewat Uni Eropa. Untuk melindunginya kami bersandar pada perjanjian dengan penyedia tersebut serta pada komitmen keamanan dan pelindungan data mereka sendiri.
Pemindaian malware, konversi audio dan peningkatan kualitas suara seluruhnya berjalan di server kami sendiri. Tidak ada data yang dikirim ke pihak lain untuk langkah-langkah itu.
Kami tidak memakai layanan analitik, iklan atau pelaporan galat. Tidak ada Google Analytics, tidak ada piksel iklan, dan tidak ada pelacak pihak ketiga di Voxis.
Rekaman, transkrip, ringkasan, nama pembicara dan potongan rekaman langsung dienkripsi dengan AES-256-GCM sebelum disimpan. Setiap organisasi memiliki kunci enkripsi datanya sendiri, yang dibungkus oleh kunci yang disimpan pada layanan manajemen kunci terpisah, dijalankan oleh penyedia yang berbeda, sehingga berkas yang tersimpan dan kunci pembukanya tidak pernah berada di satu sistem yang sama.
Server kami berjalan di atas confidential computing AMD SEV, yang menjaga memori mesin tetap terenkripsi selama mesin bekerja. Dengan begitu konten Anda terlindungi saat sedang diproses, bukan hanya saat tersimpan, dan penyedia cloud yang menjadi tuan rumah mesin tersebut tidak dapat membaca apa yang sedang dikerjakannya. Ini mencakup bagian layanan yang kami jalankan sendiri. Tahap transkripsi dan ringkasan AI berjalan pada penyedia yang disebut di atas, tunduk pada ketentuan keamanan mereka masing-masing.
Sebagian informasi harus tetap terbaca agar produk dapat berfungsi, dan karena itu disimpan tanpa enkripsi: nama berkas, judul dan deskripsi, URL yang Anda kirim, nama mikrofon, durasi, ukuran berkas, status dan penanda waktu, beserta nama akun dan email Anda. Mohon hindari menaruh informasi rahasia pada judul atau nama berkas.
Perangkat administrasi kami tidak menampilkan isi rekaman, transkrip atau ringkasan Anda. Log server kami mencatat siapa yang mengirim setiap permintaan dan dari alamat IP mana, tetapi bukan isinya.
Tidak ada pengamanan yang sempurna. Bila terjadi kebocoran yang berdampak pada data pribadi Anda, kami akan memberitahukannya kepada Anda dan kepada otoritas terkait sebagaimana diwajibkan hukum Indonesia, yang menetapkan tenggat 3×24 jam.
Kami menyimpan data akun dan informasi layanan selama masih diperlukan untuk menjalankan Voxis, menjaga keamanannya, memenuhi kewajiban hukum, menyelesaikan sengketa dan memelihara catatan usaha yang diwajibkan.
Penghapusan bersifat permanen dan tidak dapat dibatalkan. Ketika Anda menghapus sebuah rekaman, berkas audio terenkripsinya langsung kami hapus dari penyimpanan, dan transkrip, ringkasan serta nama pembicara tidak lagi tersedia di mana pun di dalam Voxis. Tidak ada arsip, tidak ada tempat sampah, dan tidak ada pembatalan — baik bagi Anda maupun bagi tim dukungan kami. Ekspor lebih dulu apa yang ingin Anda simpan sebelum menghapus.
Setelah itu, teks terenkripsi dari transkrip dan ringkasan yang dihapus masih tersimpan di basis data kami, di tempat yang tidak dapat dijangkau oleh produk. Kami sedang mengupayakan agar teks tersebut ikut dimusnahkan pada saat penghapusan. Sampai hal itu berlaku, bila Anda membutuhkan penghapusan yang menjangkau teks tersebut, hubungi [email protected] dan kami akan melakukannya untuk Anda.
Menghapus akun atau organisasi menghilangkan kontennya dengan cara yang sama.
Dua jenis catatan memang sengaja tetap ada setelah penghapusan. Catatan kredit dan pembayaran kami simpan sebagai catatan akuntansi karena diwajibkan hukum perpajakan dan perseroan Indonesia; catatan itu menunjukkan apa yang dibeli dan dibayar, bukan apa yang dibicarakan. Log teknis mencatat bahwa sebuah permintaan terjadi, dari akun dan alamat IP mana, dan tidak pernah memuat isi rekaman, transkrip atau ringkasan.
Rekaman langsung. Pada layanan ini, audio asli sebuah rekaman langsung dihapus otomatis lima hari setelah dibuat. Ini kami lakukan demi kepatuhan dan keamanan — audio yang sudah selesai dipakai tidak seharusnya terus tersimpan di tempat yang bisa terekspos. Audionya dihapus dan kunci enkripsinya dimusnahkan, sehingga permanen tidak dapat dipulihkan. Anda tidak perlu menunggu kami: Anda selalu dapat menghapus rekaman itu sendiri kapan saja sebelum lima hari berlalu. Transkrip, ringkasan dan nama pembicara Anda tidak terpengaruh dan tetap ada sampai Anda menghapusnya — yang hilang hanya audio aslinya. Unduh lebih dulu audio yang perlu Anda simpan dalam lima hari itu. Masa retensi ini merupakan pengaturan tingkat layanan; administrator dapat mengubahnya antara 1 sampai 30 hari, atau menonaktifkannya, dan pemasangan Voxis secara privat dapat dikonfigurasi berbeda.
Salinan pada masing-masing penyedia transkripsi dihapus segera setelah hasilnya tersimpan aman di sisi kami, memakai API penghapusan milik penyedia tersebut. Sebuah proses latar mencoba ulang setiap lima menit sampai penyedia mengonfirmasi, dan waktu konfirmasi itu kami catat. Speechmatics menyimpan audio, transkrip dan konfigurasi pekerjaan hingga tujuh hari secara bawaan serta memungkinkan penghapusan lebih awal melalui API-nya, dan jalur itulah yang kami pakai begitu hasilnya tersimpan. Kami tidak dapat mengendalikan apa yang disimpan penyedia mana pun di log internal atau cadangannya sendiri.
Cadangan (backup) basis data kami disimpan dengan jadwal bergulir dan dalam keadaan terenkripsi. Sesuatu yang Anda hapus hari ini akan tetap berada di dalam cadangan yang dibuat sebelum penghapusan, sampai cadangan itu mencapai akhir jadwalnya dan dimusnahkan. Kami tidak pernah memulihkan konten yang sudah dihapus dari sebuah cadangan.
Saat ini belum ada tombol mandiri untuk menghapus akun. Untuk menghapus akun atau keseluruhan organisasi, hubungi [email protected] dan kami akan menanganinya.
Menurut hukum pelindungan data pribadi Indonesia, Anda dapat meminta untuk melihat data pribadi yang kami simpan tentang Anda, memperbaikinya, menghapusnya, memperoleh salinannya, menarik persetujuan, mengajukan keberatan atas pemrosesan tertentu, serta meminta kami menghentikan atau membatasi pemrosesan. Anda juga dapat mengajukan pengaduan kepada otoritas pengawas.
Untuk mengajukan permintaan, hubungi [email protected]. Kami mungkin perlu memverifikasi identitas Anda lebih dulu, dan kami akan menjawab dalam jangka waktu yang ditentukan hukum. Jika Anda memakai Voxis melalui sebuah organisasi, tanyakan lebih dulu kepada organisasi tersebut — organisasi itulah yang mengendalikan konten dan data akun yang terkait dengan pekerjaan Anda, dan kami akan meneruskan permintaan Anda kepadanya.
Voxis tidak menaruh kuki miliknya sendiri dan tidak memakai kuki pelacak.
Proses masuk memakai kuki sesi yang dipasang oleh layanan masuk milik kami sendiri, dan Cloudflare memasang kuki di tepi jaringan untuk menjaga keamanan layanan. Keduanya bersifat mutlak diperlukan; tanpa keduanya Anda tidak dapat masuk.
Beranda dan halaman Akurasi yang bersifat publik dapat memutar rekaman contoh dari kanal YouTube pembuatnya masing-masing. Tidak ada yang dimuat dari YouTube sampai Anda menekan tombol putar pada sebuah rekaman; sejak saat itu YouTube dapat memasang kukinya sendiri sesuai kebijakan privasinya sendiri. Masuk dan memakai aplikasi Voxis tidak pernah memuat apa pun dari YouTube.
Peramban Anda juga menyimpan pilihan bahasa dan tema secara lokal dan, selama Anda merekam, menampung audio di penyimpanan peramban sampai audio itu selesai diunggah. Menghapus data peramban akan menghapus semuanya — termasuk potongan rekaman yang belum sempat diunggah.
Token masuk Anda hanya disimpan di memori halaman dan tidak pernah ditulis ke disk.
Voxis adalah perangkat kerja profesional dan tidak ditujukan bagi siapa pun yang berusia di bawah 18 tahun. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data pribadi anak.
Kami dapat memperbarui kebijakan ini bila layanan atau praktik kami berubah. Versi terbaru akan kami pasang dengan tanggal baru, dan kami akan memberitahukan perubahan yang bersifat material sejauh wajar dilakukan.
Untuk pertanyaan atau permintaan terkait privasi, hubungi [email protected].